Версия для слабовидящих

Положение об архивном отделе

 

ПОЛОЖЕНИЕ об архивном отделе администрации Усть-Кубинского муниципального района

(далее - Положение)

 

1. Общие положения

1.1 Архивный отдел администрации Усть-Кубинского муниципального района (далее – Отдел), является структурным подразделением администрации района, органом управления архивным делом в Усть-Кубинском муниципальном районе, выполняет функции муниципального архива

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Указами Президента Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», иными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, законом Вологодской области от 6 мая 1997 года № 160-ОЗ «Об архивном деле в Вологодской области», иными законами и нормативными правовыми актами Вологодской области, Уставом Усть-Кубинского муниципального района, муниципальными правовыми актами, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел осуществляет возложенные на него функции во взаимодействии со структурными подразделениями администрации района, органами государственной власти, органами местного самоуправления сельских поселений, входящих в состав района, иными организациями.

1.4. Для заверения документов и архивных копий документов Отдел использует печать, на которой по внешней окружности располагается надпись «Российская Федерация Вологодская область Администрация Усть-Кубинского муниципального района Архивный отдел», в центре - герб Усть-Кубинского муниципального района.

 

2. Задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности находящихся на хранении в муниципальном архиве документов.

2.2. Комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

2.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления района и сельских поселений, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов. 

2.4. Управление архивным делом на территории района в целях обеспечения сохранности информационных ресурсов района и доступа к ним.

2.5. Формирование единых принципов организации хранения, учета, комплектования и использования архивных документов. 

2.6. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организация архивного делопроизводства в организациях – источниках комплектования архива.

2.7. Содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивных фондов.

2.8. Осуществление отдельных государственных полномочий, переданных администрации района в соответствии с законом Вологодской области от 28 апреля 2006 года № 1443-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Вологодской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела».

 

3. Функции Отдела

В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет следующие функции:

3.1. По обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в муниципальном архиве:

3.1.1. Осуществляет хранение документов, составляющих часть Архивного Фонда Российской Федерации, а именно:

-архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления района с момента их образования, деятельности муниципальных организаций, а также организаций, находящихся в совместном ведении района и Вологодской области;

-архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Вологодской области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления района по реализации отдельных государственных полномочий администрации района, которыми она наделена; 

-архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Вологодской области;

-документов на различных видах носителей по личному составу ликвиди-рованных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории района;

-печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

-учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

3.1.2. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.1.3. Осуществляет мониторинг состояния сохранности архивных документов находящихся в организациях - источниках комплектования архива.

3.1.4. Совершенствует научно-справочный аппарат к документам муниципального архива с целью оперативного использования содержащейся в ней информации.

3.1.5. Оформляет учетные документы к архивным фондам организаций, хранящихся в муниципальном архиве. 

3.1.6. Проводит проверку наличия и состояния дел, хранящихся в муниципальном архиве. 

3.2. По комплектованию муниципального архива документами:

3.2.1. Составляет список организаций - источников комплектования архива, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в муниципальный архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков.

3.2.2. Организует проведение экспертизы научной и практической ценности документов, отбор их на постоянное хранение в муниципальный архив.

3.2.3. В соответствии с утвержденным планом работы, принимает на хранение документы постоянного срока хранения организаций - источников комплектования архива, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.2.4. Принимает на хранение документы по личному составу ликвидированных муниципальных организаций, не являющихся источниками комплектования архива. 

3.3. По взаимодействию с организациями, расположенными на территории района:

3.3.1. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе организацию архивного делопроизводства организаций - источников комплектования архива.

3.3.2. Составляет договоры с организациями источниками - комплектования архива государственной и частной форм собственности по обеспечению сохранности, учету, хранению, комплектованию и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу. 

3.3.3. Составляет договоры с ликвидационными комиссиями муниципальных организаций, не являющимися источниками комплектования архива, о приеме документов по личному составу на хранение в муниципальный архив. 

3.3.4. Ведет в установленном порядке пофондовый и статистический учет документов организаций- источников комплектования архива.

3.3.5. Организует работу экспертной комиссии администрации Усть-Кубинского района, оформляет протоколы заседаний. 

3.3.6. Рассматривает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования архива.

3.3.7. Рассматривает и представляет на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии органа управления архивным делом Вологодской области описи дел постоянного хранения и по личному составу, поступившие от организаций – источников комплектования архива.

3.3.8. Рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу ликвидированных муниципальных организаций, не являющихся источниками комплектования архива, документы которых подлежат приему в муниципальный архив.

3.3.9. Проводит обследования обеспечения сохранности документов, ведения делопроизводства и архива в организациях – источниках комплектования архива.

3.3.10. Оказывает консультационную и методическую помощь организациям, расположенным на территории района по вопросам организации документационного обеспечения деятельности, в том числе по вопросам разработки и применения номенклатуры дел текущего делопроизводства.

3.3.11. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации архивного делопроизводства муниципальных организаций, распространяет их положительный опыт.

3.3.12. Проводит мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов организаций, внедрению единой системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.3.13. Организует проведение совещаний, семинаров, консультаций и инструктажей по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации архивного делопроизводства, а также деятельности экспертных комиссий организаций – источников комплектования архива.

3.3.14. Информирует главу администрации района и управляющего делами администрации района о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в муниципальных организациях, других нарушениях законодательства об архивном деле.

3.4. По использованию документов, хранящихся в муниципальном архиве:

3.4.1. Информирует органы местного самоуправления района, иные организации о составе и содержании документов муниципального архива по актуальной тематике.

3.4.2. Исполняет тематические и социально-правовые запросы, поступающие от государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления.

3.4.3. Предоставляет муниципальную услугу по информационному обеспечению заявителей на основе архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве.

3.4.4. Проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

3.4.5. Организует работу пользователей архивных документов в читальном зале Отдела, обеспечивает своевременную выдачу дел с целью их научного и практического использования.

3.4.6. Использует документы муниципального архива в культурно-просветительных целях на выставках и в периодической печати.

3.5. Внедряет в практику работы Отдела нормативно-методические документы по архивному делу и архивному делопроизводству, современные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы. 

3.6. Ведет заполнение федеральной Базы данных «Архивный Фонд», обеспечивает своевременное предоставление учетных данных в орган управления архивным делом Вологодской области. 

3.7. Подготавливает проекты постановлений и распоряжений администрации района по вопросам, относящимся к ведению Отдела.

3.8. Осуществляет переданные отдельные государственные полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Вологодской области и находящихся на территории Усть-Кубинского муниципального района.

3.9. Осуществляет взаимодействие с другими архивными органами Вологодской области, участвует в мероприятиях, проводимых органом управления архивным делом Вологодской области. 

3.10. Выполняет мероприятия по предупреждению и противодействию коррупции.

3.11. Осуществляет иные функции в соответствии с муниципальными правовыми актами.

 

4. Полномочия Отдела

В целях реализации возложенных задач и функций Отдел имеет право:

4.1. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение администрации района предложения по развитию архивного де¬ла, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций;¬ участвовать в подготовке и рассмотрении органами местного самоуправления района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты правовых документов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования архива, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Запрашивать необходимые сведения, материалы, документы по вопросам компетенции отдела от руководителей других органов, структурных подразделений администрации района.

4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприя¬тиях, проводимых администрацией района и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий ор-ганизаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.7. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований архивного законодательства.

4.8. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.9. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

4.10. Заключать договоры с организациями, состоящими в списке источников комплектования архива, государственной и негосударственной форм собственности по обеспечению сохранности, учету, хранению, комплектованию и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности вышеуказанных организаций. 

4.11. Заключать договоры с ликвидационными комиссиями муниципальных организаций, не являющимися источниками комплектования архива, о приеме документов по личному составу на хранение в муниципальный архив. 

4.12. Разрабатывать методические материалы и рекомендации по вопросам компетенции Отдела.

4.13. Проводить совещания, семинары, конференции, «круглые столы» по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

4.14. Организовывать проведение выставок, ярмарок, конкурсов по вопросам компетенции отдела.

4.15. Составлять административные протоколы по правонарушениям в области архивного дела в соответствии с законом Вологодской области от 8 декабря 2010 года № 2429-ОЗ «Об административных правонарушениях в Вологодской области».

4.16. Осуществлять иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством и муниципальными правовыми актам органов местного самоуправления района.

 

5. Организация деятельности Отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации района. Должностная инструкция начальника отдела утверждается Главой администрации района.

5.2. Структура и штатное расписание Отдела утверждаются постановлением администрации района по представлению начальника отдела после согласования с управляющим делами администрации района, курирующим деятельность отдела.

5.3. Полномочия начальника отдела:

руководит деятельностью отдела;

является руководителем муниципального архива;

планирует работу отдела, организует и контролирует работу сотрудников отдела;

обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на отдел, несет персональную ответственность за их выполнение;

устанавливает функциональные обязанности сотрудников отдела и разрабатывает должностные инструкции;

осуществляет контроль за соблюдением сотрудниками отдела трудовой дисциплины;

ведет прием граждан по вопросам, относящимся к деятельности Отдела;

подписывает архивные справки, архивные выписки, архивные копии, акты приема-передачи документов, договоры с организациями в области архивного дела и другие документы изданные в отделе;

представляет отдел в органах местного самоуправления, государственных органах и иных организациях по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

осуществляет согласование проектов муниципальных правовых актов и иных документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

выносит на рассмотрение Главы администрации района, должностных лиц администрации района проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

вносит предложения Главе администрации района о назначении на должность, поощрении сотрудников отдела либо о применении к ним мер дисциплинарного взыскания;

обеспечивает повышение квалификации сотрудников отдела;

обеспечивает подбор кадров и создание резерва кадров сотрудников отдела;

запрашивает и получает от органов, структурных подразделений администрации района документы, справки, расчеты и иную информацию в письменном, электронном и устном виде, необходимую для выполнения возложенных на отдел задач;

несет ответственность за соблюдение действующего законодательства и выполнение заданий сотрудниками отдела в целом;

обладает иными полномочиями, необходимыми для обеспечения деятельности отдела.

5.4. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность сотрудников отдела определяются должностными инструкциями, утверждаемыми Главой администрации района. Возложение на работников отдела обязанностей, не связанных с компетенцией отдела, не допускается.

5.5. В период отсутствия начальника отдела его обязанности выполняет иное должностные лицо на основании распоряжения администрации района. Распоряжение администрации района готовится отделом обеспечения деятельности администрации района на основании ходатайства начальника отдела, вместе с распоряжением о предоставлении отпуска, направлении в командировку и т.д., либо на основании ходатайства управляющего делами администрации района в случае отсутствия начальника отдела.

5.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета района, областного бюджета в виде субвенции на осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

5.7. Администрация района обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание.

5.8. При смене начальника отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации района. Акт приема-передачи утверждается Главой администрации района.

5.9. Отдел ведет делопроизводство в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.10. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется в установленном законом порядке.

5.11. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются его правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Вологодской области.

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ с. Устье от 20.02.2017 № 171 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Усть-Кубинского муниципального района"